Microsoft stellt die Sicherheitsstandards für Mandanten in Azure AD MFA um.
Das bedeutet, dass Sie in unregelmäßigen Abständen dazu aufgefordert werden, sich bei Anmeldung an einem Microsoft Office-Konto per zweistufiger Authentifizierung zu legitimieren.
Microsoft stellt dazu eine App den Microsoft Authenitfikator zur Verfügung.

• Google Android. https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&hl=de&
• Apple iOS. https://apps.apple.com/de/app/microsoft-authenticator/id983156458

Ich nutze kein Smartphone?

Als alternative Möglichkeit ist auch z.B. der Code-Erhalt per SMS möglich. Hier könnte auch eine andere Mobilnummer eingestellt werden. Problematisch nur, wenn der Empfänger nicht mehr erreichbar ist.
Diese Einstellung nimmt jeder Nutzer individuell selbst vor!
Der Nutzer muss sich mit seinem Konto unter: https://mysignins.microsoft.com/security-info anmelden und kann hier nun einstellen, ob er den Microsoft Authenitfikator oder SMS zur Legitimation verwendet. Auch die Kombination mehrere Legitimationsmöglichkeiten sind möglich.
Ich empfehle hier mindestens SMS und Authenitfikator zu nutzen, damit im Falle eines Verlustes oder Gerätetausches noch ein alternativer Anmeldevorgang möglich ist.

Bei Fragen oder Problemen stellen Sie bitte wie gewohnt ein Ticket ein.